10 Fehler bei Bauvergaben (und wie Sie sie vermeiden können) – Eine nicht-vergleichbare Referenzleistung benennen (5)

Nur wer Referenzen hat, hat die nötige Erfahrung. Das ist einer der Glaubenssätze im öffentlichen Auftragswesen schlechthin. Er gilt keineswegs immer, aber doch recht oft. Verletzen Sie ihn also besser nicht!

Was sagt die VOB/A?

Das Folgende gilt für nationale und für EU-weite Vergaben: In der Regel darf der Auftraggeber von Ihnen verlangen, Referenzleistungen aus den letzten bis zu fünf Jahren nachzuweisen. Manchmal darf er auch einen längeren Zeitraum zugrunde legen. Diese Referenzleistungen müssen vergleichbar mit der ausgeschriebenen Leistung sein. Ob das so ist, damit beschäftigt sich der Auftraggeber meistens erst und ausschließlich dann, wenn Ihr Angebot in die engere Wahl gelangt ist.

Vergleichbarkeit

Ein häufiger Streitpunkt ist die Vergleichbarkeit. Die einen Auftraggeber (und Planer) handhaben dieses Kriterium etwas strenger, die anderen etwas laxer. Manchmal finden sich in der Auftragsbekanntmachung oder andernorts Vorgaben dafür, wie die Referenzleistung genau beschaffen zu sein hat. Manchmal schweigt sich der Auftraggeber aus, kommt dann jedoch in der Wertung zu dem Ergebnis, dass nur Leistungen vergleichbar sein sollen, bei denen der Hammer in der Mittagspause im selben Zeitpunkt von der Bank hinten links gefallen ist, wie es im ausgeschriebenen Auftrag geplant ist. Eine negative Überraschung für manche Bieter.

Situation des Bieters

Die einen Bieter haben alles schon x-mal erledigt und sind in jeder Hinsicht geeignet. Auch diesen Bietern unterlaufen allerdings gelegentlich vermeidbare Fehler: Sie reichen Referenzen ein, die „nicht passen“. Oder sie benennen zwar ihre PQ-Nummer, stellen aber nicht sicher, dass das PQ-Verzeichnis auch von den vielen komplexen Aufträgen weiß, die sie in den zurückliegenden Jahren erledigt haben.

Andere Bieter ahnen von vornherein, dass es eng werden könnte. Vielleicht gibt es sie noch nicht so lange am Markt. Vielleicht haben sie bislang nur Erfahrungen mit einer einzigen Ausführung – nicht aber mit der in der Ausschreibung (möglicherweise) geforderten Ausführung.

Verhaltenstipp

Wenn Sie zur erstgenannten Gruppe gehören, hinterfragen Sie zunächst einmal Ihre eigene Annahme. Haben Sie das wirklich alles schon x-mal erledigt, und zwar im Wesentlichen so wie ausgeschrieben? Wenn Sie immer noch guten Gewissens „Ja“ sagen können, aber dennoch nicht genau wissen, welche/s Projekt/e aus dieser bunten Vielzahl Sie letztlich benennen sollten, dann könnten Sie – rechtzeitig – eine intelligente, korrekt formulierte Bieterfrage stellen. Außerdem könnten Sie – rechtzeitig – checken, was Sie dem PQ-Verzeichnis gemeldet haben und was nicht.

Wenn Sie zur zweitgenannten Gruppe gehören, müssen Sie sehr genau überlegen, ob Sie überhaupt etwas fragen. Manchmal ist es besser, zu schweigen. Hier spielt – unter anderem – eine Rolle, was der Auftraggeber wirklich erwartet. Um ein Beispiel zu geben: Hat er Mindestanforderungen an die Vergleichbarkeit definiert? Ausdrücklich oder möglicherweise nur schlüssig?

Bei Fragen schreiben Sie uns eine E-Mail (info@abante.eu) oder rufen Sie uns einfach unter 0341 910 28405 an.

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